[hlavička]
Obsahuje stručnou definici nástroje: inventární číslo, název nástroje, výrobce, místo výroby, datace.
Jméno výrobce se uvádí v pořadí křestní jméno/-a, příjmení. V případě výskytu alternativ zápisu jména je použito to, které výrobce sám používal (v písemném projevu, v signatuře). Pokud toto není známo, řídí se volba zápisu příjmení podle četnosti výskytu v pramenech a literatuře či dle jiných konvenčních zvyklostí. Výrobci stejného jména a příjmení jsou odlišeni pomocí římských číslic v závorce, přičemž přiřazení římské číslice se řídí chronologickým hlediskem.
Místo výroby je uváděno vždy dle současného geografického názvosloví, přičemž u zahraničních obcí jsou v případě zažitých českých ekvivalentů názvu uváděny tyto oddělené lomítkem za jazykem originálu (např. Wien / Vídeň; Nürnberg / Norimberk).
Datace: životní data výrobce se uvádějí ve formátu rozsahu let, tj. „rok narození – rok úmrtí“. Pokud není znám rok narození, nebo úmrtí, je nahrazeno neznámé datum otazníkem (např. 1890–?). V případě, že není známé ani jedno životní datum a jejich bližší specifikace je nemožná, je toto pole definováno na úrovni století (např. 1. polovina 18. století; přelom 19. a 20. století). V některých případech, kdy nejsou životní data známa, ale jsou známa data blížící se datu narození nebo datu úmrtí (např. datum vyučení, datum předání živnosti apod.), jsou životní data definovaná rozsahem let s použitím následujících zkratek: a = před rokem, c = přibližně v roce, p = po roce.
Tatáž pravidla platí pro dataci výroby nástroje. Pokud není datum uvedeno přímo v signatuře nástroje, odvíjí se datace obecně od životních dat výrobce, případně konkrétněji od období jeho aktivní činnosti či dalších signifikantních ukazatelů typických pro určitá období tvorby (místo výroby, způsob zápisu signatury apod.). U anonymních nástrojů vycházíme při určení datace jednak z charakteristiky nástrojového typu, jednak ze srovnání s podobnými exempláři v dalších evropských a světových sbírkách.
[popis]
Podrobný popis nástroje zachycuje veškeré podstatné znaky nástroje, popisuje charakteristické vlastnosti i veškeré odchylky od daného nástrojového druhu. Popis usiluje o komplexnost tak, aby do jisté míry nahrazoval či doplňoval obrazovou dokumentaci.
[signatura]
Signatura výrobce je definována dvěma způsoby: přepisem signatury a jejím popisem. Přepis uvádí přesné a doslovné znění signatury používané výrobcem. Členění signatury na více řádků je v přepisu naznačeno pomocí svislice (|). Nečitelné místo v signatuře je v přepisu nahrazeno skupinou znaků „[…?…]“, nejisté čtení slova v signatuře se označuje otazníkem v hranaté závorce bezprostředně za nečitelným slovem (např. … Prague[?] anno …). Popis doplňuje tyto informace o charakteristiku provedení signatury, popis zdobení a dalších dílčích detailů charakterizujících danou signaturu.
[rozměry]
Rozměry nástroje a dílčích částí dle standardizovaného schématu pro jednotlivé nástrojové druhy. Rozměry jsou uváděny v milimetrech. Pro hodnotu průměru je použit symbol ø, ostatní měřené hodnoty jsou definovány slovně.
- u strunných nástrojů jsou uvedeny tři menzury (v případě, že ozvučné otvory nemají zářezy, je menzura strun a menzura desky uvedena pouze přibližná):
- menzura strun: znějící délka strun, tj. vzdálenost od kobylky (resp. zářezu effů) k hornímu pražci
- menzura krku: vzdálenost od okraje horní desky po horní pražec
- menzura desky: vzdálenost od horního okraje po zářezy effů
- délka a šířka korpusu drnkacích a smyčcových chordofonů je měřena na spodní desce, pokud není uvedeno jinak
- výška lubů smyčcových a drnkacích chordofonů je měřena: a) bez vrchní a spodní desky v případě, že vrchní a spodní deska přesahují luby; b) včetně obou desek, pokud tyto nepřesahují luby
- celková délka vzduchového sloupce dechových nástrojů je měřena pomocí provázku
[materiál]
Popis materiálového složení definuje použité materiály jednotlivých částí nástroje, ovšem pouze ve zřejmých případech. V případě nejisté identifikace použitého materiálu nebyly provedeny detailní analýzy a materiál je uveden pouze obecně či s mírou pravděpodobnosti na základě zkušeností a srovnání.
[stav]
Popis stavu nástroje zaznamenává zejména chybějící či nepůvodní díly a součásti nástroje, eviduje zřejmé či doložené opravy a úpravy předmětu a dále uvádí výčet restaurátorských a konzervátorských zásahů, jsou-li známy.
[výrobce]
Informace o výrobci jsou koncipovány jako stručný medailonek výrobce. Pokud se jedná o výrobce všeobecně známého nebo o němž existuje dostatek dostupné literatury, omezuje se záznam na základní informace o výrobci a na ty, které mají relevanci k uvedenému nástroji.
[reference]
Výčet referencí k nástroji se dělí na nepublikované a publikované zdroje.
Nepublikované reference zahrnují především archivní prameny písemné či ikonografické. Vlastnické instituce jsou uvedeny ve formě zkratky dle mezinárodního standardu RISM, případně jinou zkratkou dle soupisu použitých zkratek. Ve výčtu nepublikovaných referencí není uvedena muzejní majetkoprávní dokumentace ke sbírce (přírůstkové knihy, inventární knihy, katalogové karty). Publikované reference jsou řazeny chronologicky a jejich výčet usiluje o úplnost.
[komentář]
Uvádí další souvislosti, které mají nějakou relevanci k nástroji samotnému či k okolnostem jeho vzniku, jeho výrobci apod.